1423-contoo_logoHabt Ihr schon mal versucht eine Konferenz oder einen Kongress auf die Beine zu stellen? Dazu gehört ein Haufen Organisation und vor allem heutzutage auch eine Webseite, die es den Teilnehmern erlaubt sich anzumelden, das Programm anzuschauen oder auch selber Beiträge einzureichen. Will man für den Zweck eine Website selbst entwickeln, dürfte die Konferenz vorbei sein, bevor man damit fertig ist.

Contoo, the conference tool, nimmt einem diese Arbeit ab. Mit wenigen Worten beschrieben handelt es sich dabei um eine Online-Plattform, die es erlaubt mit wenigen Klicks eine Webseite mit allen wichtigen Funktionen für eine Konferenz-Organisation zu erstellen.

Nach der Registrierung als Konferenz-Admin legt man einfach eine neue Konferenz an und hat dann die Möglichkeit von einem Wizard durch die Erstellung geleitet zu werden. Das funktioniert auch wunderbar und man kann sich anschließließend sicher sein, dass man keinen wichtigen Punkt vergessen hat. Jeder Step des Assistenten lässt sich als “erledigt” oder “offen” kennzeichnen, so dass man auch beliebig zwischen den einzelnen Schritten springen und sie einzeln erledigen kann.

Soweit ich das überblicken kann wurde an alles wichtige gedacht. Die Basisdaten enthalten das Konferenzdatum, Thema, Beschreibung und die angebotenen Sprachen. Die Auswahl der Sprachen hat im folgenden Auswirkung auf die weiteren Formularfelder, denn wählt man zusätzliche Sprachen aus, so muss man an einigen Stellen auch Übersetzungen für diese Sprachen angeben, wie z.B. beim Thema.

Zentraler Bestandteil ist die Kongressplanung. Entweder man erstellt selbst das Programm oder lässt die Teilnehmer Abstracts für Themen einreichen. Um die Einreichung zu vereinfachen wird dann wiederum ein Formular angeboten, welches die Vortragenden für Ihre Themenvorschläge verwenden können. Besonders charmant finde ich daran, dass man daraus dann automatisch das Konferenzprogramm erstellen kann. Es müssen also nur Uhrzeiten und Tage für die einzelnen Themen zugewiesen werden und anschließend hat man auf Knopfdruck das fertige Programm, sehr nett.

Aber auch die Anmeldung der Teilnehmer wird durch Contoo unterstützt. Ist die Konferenz kostenpflichtig so kann man entsprechende Zahlungsinformationen hinterlegen. Angemeldete User erhalten automatisch eine individualisierbare Email und können dann in der Admin-Oberfläche verwaltet werden. Damit die Daten auch in anderen Anwendungen verwendet werden können steht eine Export-Funktion zur Verfügung.

Abgerundet wird das Konferenz-Tool durch eine Webseite, die sich zum Teil ebenfalls anpassen lässt. Hat man mehrere Sprachen gewählt, so ist auch die Webseite mehrsprachig. Einzig die Möglichkeit eine eigene Domain zu verwenden vermisse ich etwas, denn besonders bei größeren Konferenzen existiert zumeist auch eine entsprechende Domain, die man in diesem Fall auf die Contoo-Adresse umleiten müsste.

Preislich geht es bei 299,- € für die Erstellung einer Konferenz los. Das klingt zwar auf den ersten Blick nach viel Geld, aber wer jemals eine Konferenz, einen Kongress oder auch nur ein Barcamp organisiert hat, der wird wissen, dass 299,- € absolut nicht viel ist, wenn einem so viel Arbeit abgenommen wird.