Vor kurzem hat mich ein Freund auf die Idee gebracht die komplette Ablage von Belegen endlich mal zu digitalisieren. Bisher habe ich immer brav alles was an Papier eintraf abgeheftet und so Ordner für Ordner gefüllt. Das klappt zwar ganz gut, da ich meistens weiss wo ich suchen muss, aber hin und wieder kommt es dann doch zu Problemen.
Also habe ich mich heute mal hingesetzt und getestet was man denn so mit Acrobat Professional und einem Duplex-Scanner, der am Canon MP830 dran ist, so erreichen kann. Um es vorweg zu nehmen, ich bin begeistert.
In Acrobat sagt man einfach „Scan in PDF-Datei umleiten“ und schaltet dann OCR als Clear-Scan ein. Danach den Scanner anschmeißen, wobei man in der Scansoftware darauf auchten muss wenn gewünscht auf Duplex umzuschalten und wenige Sekunden später hat man ein super lesbares PDF-Dokument, welches auch noch zum größten Teil durchsuchbar ist.
Besonders geil daran ist, dass Spotlight diese PDF-Dokumente auch durchsucht und man somit einfach ein Stichwort von dem Scan eingibt und schon bekommt man das PDF geliefert. Auch wenn die Texterkennung nicht 100% erkennt, so reicht es doch aus um das entsprechende Dokument zu finden.
Coole Sache. Nun werde ich nach und nach meine Beleg einscannen und digital ablegen. Ich muss mir nur noch überlegen wie ich die Daten möglichst sicher speichere. Ich hoffe, dass ich damit ca. 80% des Papiers wegschmeißen kann. Alles wird leider nicht klappen, da natürlich Verträge und sonstige wichtige Dinge im Original aufgehoben werden sollten.
Patrick Ludolph, Fotograf aus Hamburg und Gründer von Neunzehn72.
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Hört sich sehr interessant an. Darf ich fragen wie du die „Stapelverarbeitung“ machst? Ich meine, viele Belege sind ja sozusagen „Einzelstücke“, die dann auch in einer PDF-Datei abgelegt werden, und nicht z.B. „Handyrechnungen 2006“. Stell ich mir ziemlich langwierig vor, Blatt für Blatt zu scannen und zu benennen…
@Thomas: Ich sortiere die Belege vor. Alle, die nur ein Blatt sind kann man als Stapel verarbeiten, dann macht Acrobat jedesmal ein neues Dokument. Umbenennen muss man das Dokument nicht, da es ja von Spotlight durchsuchbar ist.
Mehrseitige Dokumente muss man natürlich einzeln scannen, aber dafür ist der ADF am Scanner ganz praktisch.
Ist natürlich keine hochprofessionelle Lösung un dich werde sicherlich einige Zeit damit zu tun haben, aber alles was neu reinkommt wird gleich gescannt und das alte Zeug hat Zeit.
Sicher, dass du die Rechnungen nicht als Original noch aufheben musst?
Unsere Buchhaltung und die Steuerberaterin rasten schon aus, wenn eine Rechnung per E-Mail oder per Fax kommt. Da gibt es irgendwie noch keine eindeutige Klärung was die Signaturen angeht meinte die Steuerberaterin.
Hier noch ein interessanter Link: http://www.frag-einen-anwalt.de/Wie-kann-man-Belege-finanzamttauglich-digitalisieren__f21120.html
@markus: Rechnungen, die ich per Post erhalte und die ich auch steuerlich absetze hebe ich weiter auf. Aber alle Rechnungen, die ich rausschicke drucke ich mir nicht noch einmal extra aus. Außerdem habe ich unheimlich viele private Schreiben, Dokumente und Beleg, die ich eigentlich nur aufhebe um die Information noch einmal zu haben. Wie gesagt, zu 100% wird man das Papier nicht reduzieren können, aber wenn aus 10 Ordnern 3 werden, bin ich glücklich.
Ok, dann habe ich das falsch verstanden.
Meine Rechnungen die das Haus verlassen speicher ich gleich noch als PDF ab und lege sie ausgedruckt in einem Ordner ab.
Im Moment habe ich noch nicht Ordnerflut… wäre aber schön wenn alles Ausgangsrechnungen wären 😉